客观证据与抽样

6 客观证据与抽样

找出：如何识别、抽样、记录用于自我评估和独立第三方审计的客观证据。

6.1 客观证据的类型

客观证据是自我评估和/或审计期间收集的可验证信息、记录、观察结果和/或事实陈述。客观证据可以是定性的，也可以是定量的，按以下一种或一种以上的形式存在：

. 文献；

. 观察结果；

. 证言。

文献可包括执行责任珠宝业委员会标准所需的政策与程序，或实施过程与程序时产生的记录。

下表提供有关记录时段和书面证据的指导，这些材料应作为客观证据进行审核。在有些情况下，更早的记录也可能相关。

按审计类型分的记录时段与书面证据：

自我评估/初步认证审计，评估/审计开始前12个月。

中期审核（《实践准则》）/监督审计（产销监管链），审核/审计开始前12-18个月，取决于中期审核（《实践准则》）或监督审计（产销监管链）的时间安排。

重新认证审计，认证周期为1年的，审计开始前12个月（仅限于《实践准则》）、认证周期为3年的，审计开始前36个月。

通过对活动和实践的观察收集的信息也可用作客观证据。然而，有必要验证对观察结果的理解。

访谈中收集的证言或信息也是客观证据的重要来源。证言证据可通过审核记录、观察活动或 访谈其他人员加以验证。

客观证据用于支持评定对规定的符合性，至关重要的是清晰、明了地记录客观证据。所获取的信息可包括文献、表格、记录、已验证的事实陈述或观察结果的打印稿或电子版。

6.2 客观证据的收集与抽样

无论是会员为自我评估收集客观证据的过程，还是审计方在审计过程中收集客观证据的过程，均需要采用一定程度的抽样。这可能是文献与记录的样本，选择有代表性的人员进行访谈，或观察关键职能部门。抽样方法需要确保使用有代表性的样本，不具任何偏见。

从根本上来讲，样本必须足以客观地支持对要求的符合性或不符合性。样本容量，尤其是相对于抽样总体而言，自然会影响对审计结果的置信。样本容量需要足以提供合理的置信水平，相信其能代表更大的组。

抽样可基于使用判断力或采用统计技术。例如，一条指导原则是抽样相关总记录的平方根。然而，对于大量的一致记录，样本即使很少也可能足够。抽样应获取足够证据，验证制度和过程存在且有效。

重要的是，需要理解收集客观证据的真正过程涉及与人和技术技能的互动。如果收集了错误信息，即使强大的沟通、质疑、倾听和观察技能也会变得无效。检查清单使用不当会导致对评估、结论和报告撰写记录不足。

记住，客观证据必须是以下所有内容：与评估范围的时间段相关；与评估或验证内容相关；可追溯；清晰、不模糊。

证据的例子包括但不限于：组织结构图，概述组织架构、职责和职权；描述会员产品和工艺的详细信息；法定许可、执照或其他授权和相关文件及通信文件；先前评估的审核；按照其他认可体系开展的相关认证的审计报告；与包括附近居民和其他利益相关方在内的各当事方沟通；风险评估记录。