IPS合规审查程序中有两种审查形式:即由IPS执行的综合合规监测(ICM)审查及由第三方审计公司执行的Facting Specific Report(FSR)。IPS保留供应商及工厂接受FSR审查的解释权。
综合合规监测(ICM)审查
所有公司应接受由IPS执行的年度ICM审查,包括四个合规项目。IPS完成以下相关评分审核表格:
• Labor Standard Program – Factory Visit Report.
• Brand Protection Program – Brand Protection Questionnaire.
• Trade Compliance Program – Factory Assessment.
• Supply Chain Security Program – Supply Chain Security Questionnaire.
ICM的检查目的:
• 识别不符Limited Brands的标准。
• 识别优良措施。
• 检验上次审查的问题有否改善。
• 识别工厂在各项目的合规水平。
• 识别未经授权的分包。
ICM审查需要两个工作日来完成,即两名审查人员在一天内完成,或一名审查人员通常在两天内完成审查。无论任何情况下,持续改善是IPS审查程序的目标。
所有检查须有完整报告。
针对未获得最高分的问题须有改善行动计划(CAP)。
每一个被检测的事项有一评分以决定公司的整体水平。
等级及结果
根据评分要点,应给每个报告中的每个事项评分。报告的每个部分都应有分数小结,同时应有总体分数总结。
整体分数不应仅判定为“合格”或“不合格”。相反,分数只反映工厂在相关领域的合规程度。IPS将会在ICM到访期间检查分数及确定下一步措施,但不局限于CAP。
为通过持续改善达到完全合规目标,供应商及工厂应按要求在不合规领域提交改善行动计划(CAP)。IPS曾到访的工厂会被列入合格的工厂名单,即ListA(Apparel),ListV(Non-Apparel)。如检测出重要问题,应按要求在24小时内告知IPS管理层及客户。
Facting Specific Report(FSR)审查
根据所确定问题的重要性,IPS任命第三方审查公司执行(FSR)审查以证实有关劳工标准的问题。FSR审查包括以员工的母语与员工面谈。
在以下三种情况下工厂会被选定进行FSR审查。
• 在IPS年度风险评估流程中选出其30%的工厂进行FSR审查。
• 如ICM审查劳工标准过程中检测到重要问题,IPS会任命第三方审查公司对工厂执行FSR审查。
• 一次性生产(一次购买)品牌产品或一般性无商标产品的工厂没有当前的关于劳工标准的第三方审查报告(生产期六个月内),或者不愿分享第三方审计报告
改善行动计划(CAP)及未能提交改善行动计划(CAP)
IPS与供应商合作致力于持续改善工作环境,并符合Limited Brands及当地法规标准。
CAP为IPS与供应商间的交流工具及记录:
• 识别问题的根本原因。
• 在规定日期内完成相关措施以防止问题再次发生。
参照附录F1:Factory Visit Report – ICM CAP及附录F2:Factory Visit Report – FSR CAP在查阅审查结果后,供应商将收到IPS发出的CAP电子副本及整改信件。
应建立改善行动计划来纠正报告中不合规等的事项或问题,以推动不断进步。
报告发出后(约为审查两周后),IPS Specialized Consulting Team将向供应商或工厂发出关于CAP的跟进信件。
供应商应按要求与工厂合作在规定期限内提交CAP。
实施改善行动后,供应商应向IPS提交证明文件及照片。
供应商将收到提交改善行动证明文件的提示。
如果完成了所有改进措施的证明文件和图片,表明CAP过程结束。在某些情况下,IPS将会安排跟进参观以证实改进过程及确保工厂充分明白Limited Brands的合规规定。
如果收到多次提示后,供应商仍未提交CAP或未取得任何进展,将会把此情况告知客户。
将根据情况由IPS或客户作最终决定是否取消工厂资格。
经客户证实后,工厂将被列入ListB或ListX(被禁工厂名单)。
IPS将采取以下措施释放因未提交CAP而被禁的工厂:
• 收到客户允许选用该工厂的信息。
• 从供应商处获得CAP正式文件或相片及承诺改进的书面文本。
• 检查工厂提供的CAP行动及时间表。
• CAP经由管理层检示和接受后,将该工厂移至ListD或ListW。
跟进审查
须定期重新审查工厂以确保工厂纠正之前的问题并不断改进。
工厂必须时刻准备被审查,并允许审查人员进入工厂进行审查。
24小时通知
当发现以下情形时,审查人员应在24小时内告知IPS管理层:
• 雇佣狱工或强迫劳工。
• 雇佣童工。
• 体罚员工。
• 无结社自由。
• 拒绝提供相关记录。
• 拒绝员工进行面谈。
• 男女员工同寝室。
如果工人或其支持者公开发出要求,供应商应予24小时内上报IPS,包括:
• 示威。
• 停工。
• 罢工。
• 集体上信倡议。
• 组织网上运动。
• 因另一客户提出关于劳工标准的问题,供应商取消与该工厂合作。
IPS行动
发现未授权的分包现象或其它严重违反行为,IPS及客户将采取以下措施:
• 警告函。
• 由供应商承担生产监控费用的警告函。
• 罚款。
• 业务减少或丢失。
根据供应商或工厂的违规及合规记录,首次违规者将收到警告信并结合上述的惩罚方式或被立即终止业务关系。