现场审计流程
8.4.2 找出根本原因
评估信息和证据时, 审计师必须寻找管理体系的联系和根本原因。请勿孤立地考虑发现的问题。
在工作区观察到问题的原因很可能是在管理体系流程中存在瑕疵,例如,风险评估不完整或纠正
行动流程不充分。
了解根本原因和发现体系的联系对审计师和受审计方非常重要。主要原因如下:
• 通常,观察到的仅仅是问题的表象;及
• 只有发现深层次的体系原因才能纠正问题并杜绝反复发生。
例如:考虑一下,如果发现一个工人在噪音很大时没有佩戴听力防护装备。您可能很容
易认为这是因为没有向工人提供听力防护装备。然而,对证据进行更加透彻的评估后,
审计师可能会发现,受审计方对需要使用听力防护装备的条例不熟悉,或者工人未接受
需要佩戴听力防护装备的培训,或者受审计方缺乏强制执行/强化流程。对观察到的瑕疵
而言,这些是更加深层次的原因或根本原因。
8.4.3 计划文档和记录审查
如在“审计小组”一章的“审计前规划”一节中所述,在现场审计之前,审计小组应审查所
有可用的文档,例如,自我评估、之前的审计报告、纠正行动计划等。这样做是为了锁定高
风险/非常关注的领域,从而能够更好地利用有限的现场时间。
某些文档审查需要现场进行,这是因为通常在审计前的阶段不会提供工资记录和时间卡等机
密信息。
在面访员工或检查运营的工厂之前,审计小组有必要花些时间审查现场的符合性记录
(例如,许可、计划、程序、记录)。这是因为在这些记录中可以发现很多符合要求。
审计小组将审查记录以发现适用的要求,并通过面访、检查或审查符合数据来验证合规性。
审计师应充分审查记录 。 然而,这并非意味着应评估每一条记录 。 审计师可以在审查中自
由使用统计或其他代表性的取样方法 。 如果未审查每一条记录但发现了不符事项情况,则
审计师必须在发现声明中清晰表明是采用了取样方法。
有关必须在现场向审计师提供以供其查看的之前 12 个月的文档和记录,请参阅第 7.3.13节
和第 7.3.2 节 。
将审查每一位工人在审计前 12 个月中至少 3 个月的工资和时间记录(高峰、低峰和平均
月份)。如果是最终审计,则审查每一位工人从纠正行动实施期间至审计日期(不超过1年)
中3个月的工资和时间记录。
注意:所审查的每个月记录数必须始终不少于现场工人总数的平方根,即使您已面访的工人
尚未达到此数目。
注意: 除非有至少3 个月保持一致的CAP实施数据(除非最终审计与优先不符事项有关),
或者如果在首次审计过期后(首次审计的闭幕会议后的2年)发生最终审计,最终审计不能
发生。在后一种情况下,需要实施新的首次审计。
8.4.4 工厂检查
在审查记录且与受审计方管理层员工面访之后应实施现场检查,此时应特别关注潜在高
风险/不符事项领域。物理检查可能包括下列区域:
• 空气排放和排放控制体系;
• 危险废物的生成和存储;
• 燃料、化学品和油的存储、运输和使用;
• 废水的处理、排放和泥浆的处理;
• 危险材料的存储和处理;
• 制造和处理操作;
• 工作站;
• 工人食堂、厨房和食品的存储设施;
• 娱乐设施;
• 洗手间/淋浴设施;
• 医疗中心/诊所,及
• 宿舍设施。
应在执行这些具体的现场巡视时进行工人面访。同时,在获得工厂管理层同意时,可以
拍摄数码相片以进一步支持获取的数据。
8.5 管理层面访(受审计方员工)
适当的面访也许是流程中最重要的一个环节。审计师应重点获取有助于精确评估过去和当前
操作实践的回答。应采取有利于受访者理解和让其放松的方式进行面访。面访候选人应包括
高级经理、计划经理和主管。
审计师应通过审查文档、记录、物理观察和工人面访来验证现场员工的声明。“验证”是审计中
的常规步骤,并且审计师应确保现场员工认识到,验证并非是挑战其声明的真实性。
审计小组将在适当时与下列各方实施面访:
现场经理;
生产经理;
环境经理;
健康与安全经理;
质量经理;
内部审计经理/审计师;
人力资源经理;
财务经理/薪酬经理;
法务;
采购经理(了解任何相关的供应链 CR 政策);
供应链经理;及
现场医疗员工(适当时)
8.6 工人面访
对审计小组而言,工人面访是开幕会议、员工面访、现场观察和文档审查的重要补充。聆听
和了解工人的想法可以真实地了解他们的生活和工作条件。他们的想法对完全了解工厂的计
划和绩效至关重要。
工人面访是一个极其敏感的话题。审计师应始终要求受审计方确保可以在保护隐私的情况下实
施工人面访,并且在实施面访时受审计方经理或其他员工不在场。必须对工人的意见保密,并
且要求受审计方的管理层同意,他们将鼓励工人在面访时保持坦诚,并主动保护任何接受面访
的工人。必须始终对接受面访的工人采取匿名方式,并且不得因此扣罚他们的工资或使其接受
其他处罚。然而,管理层可能会怀疑此类活动,并且在管理层意识到工人参与时,工人可能会
担心他们将会有什么遭遇。 如果现场管理层不希望进行面访,或者如果团队认为工人在与审计
师坦诚交谈后将对其不利,则应立即通知 APM。APM 将对情况进行评估,包括联系受审计
方,从而确定是否应继续审计,或是否审计师应采取其他可行的调查方式。
针对需要工人反馈以验证工厂符合性的部分,EICC 审计标准和审计协议包括常见的工人面访
问题。
为了提供在统计层面有效的结果,执行的工人面访数和审查的工人记录数取决于工厂的工人总
人数。审计小组将在审计的全过程选择面访的工人并要求提供实施面访的隐私空间。将从各类
工人挑选受访者,包括永久、临时、分包劳工、安保、清洁工、食品准备人员等,将面访的工
人包括对技术要求不高的生手、来自不同部门和轮班的工人以及不同性别的工人。这应在适当
时包括工人代表。在确定受访员工的人数时,审计师须自行确定,并应考虑行业、位置和个人
对工厂的认识。
实施的 面访的数量应大致等于工人总数(直接和间接受雇人员,不包括管理层员工)的平方根
(例如,如果一个工厂有 3000 名工人,则应进行 55 次面访)。面访应采用个人和小组面访相
结合的方式。通常,一半的工人应采用单独面访,而另一半则采用小组面访。个人和小组面访
的比率仅供指导,并可根据实际情况进行修改,但所有努力均是为了实现推荐的总数。如果不
可能实现,则应在报告中清晰解释面访次数不足的原因。
经验之谈: 关于将面访的工人的人数,如果您已经面访了至少一半的目标人数(平方
根的一半),并且所有的工人反馈与管理层和审查的文件提供的信息一
致,则无需执行任何其他面访。
如果没有问题,预计每次面访的时间不超过 10 分钟,如果出现问题,则每次不超过 20 分
钟。进行小组面访时,考虑到让工人参与以及让每个人有机会表达自我,因此预计是 30
分钟。此时长仅是指导/建议的最短时间。审计师应依赖其培训和经验决定实际与每位员工面
访的时长。如果在与特定工人面访时发现问题,则应延长面访时间,直至完全了解问题。但
是,如果工人始终在提供相同的信息,面访应控制在最短的时间框架内。