文件及记录控制程序
1.0目的
确保本公司在推行社会责任系统文件能及时、正确地在各部流通，并保留适当记录以证明该系统的符合性。
2.0适用范围：
本公司社会责任系统所有文件资料及记录的控制。
3.0定义：
(无)
4.0权责
文控中心：对本公司社会责任系统文件进行发放、列帐及版本控制，并编制SA记录总览表。
5.0作业内容
5.1 SA文件控制
5.1.1 社会责任系统文件由SA管理者代表根据实际情况对照标准进行规划，并安排编写。依该系统手册规定之相关权限批准后，交文控中心依相关规定发行、修订、回收、保存及作废管理，文件的发放由授权人指引发至相关部门，并执行文件分发的签收。保证该有文件的地方皆有现行有效的版本可供需要时指导，防止作废文件在现场使用并定期对体系文件的适宜性充分进行评审。
5.1.2 SA文件编码规则：AP×××-V、×.×
社会责任系统文件阶别 流水号 表单 版次
5.1.3 编码说明：第(1)(2)码为社会责任系统英文简写，即用SA表示；第(3)为文件阶别，即：手册用M表示，程序文件为P表示；第(4)(5)(6)为流水号，由文控中心分别由001-999编号管制；第(7)为表单版次，以大写英文字母表示，初版这第1版，第一次换版后为第二版,(8)为修改次数，按自然数以此类推。
5.2文件的发放
5.2.1 文控发放的文件需盖有“正本”文件章,“正本”文件收文部门不得复印。
5.2.2 文控发放的文件需填写“文件分发回收记录”,注明文件发放时间、回收时间(若版本修改回收时)、版本及签收人。
5.2 SA记录的控制
5.3.1 各部门相关人员负责依要求填写本部门社会责任系统所有相关记录，经权责人员核准后，由各部门自行做好标识分类归档。
5.3.2 各项社会责任系统记录由文控中心统一登录在“SA记录总览表”上，并注明保存地点、期限，以方便查找。
5.3.3 各项社会责任系统记录之储存应妥善维护，尤其注意储存环境，避免文件受潮。
5.3.4 如有过期之SA记录，应统一进行销毁。
5.3.5 各部门SA记录务必做到客观真实，并具有追溯性。
5.3.6 所有SA文件及记录由文控中心统一监控管理。
6.0参考资料
(无)
7.0 SA记录
7.1 SA记录总览表
7.2文件分发回收记录